XÂY KHUNG NĂNG LỰC DỄ HAY KHÓ?

Bài viết được trích từ Facebook Ms. Vương Phi

XÂY KHUNG NĂNG LỰC DỄ HAY KHÓ?

CÁC BƯỚC THỰC HIỆN?

Trong khi mọi người còn bận bàn tán bắt bẻ câu chữ trong Phần I, thì Phi&P đã tiếp tục viết và soạn bài về Khung năng lực, trích 1 đoạn để chuyển thành bài viết ở đây nhé. Và cũng thông tin thêm cho các bạn biết là từ lâu trên thế giới cái này có hẳn cả phần mềm phải trả phí để viết sao cho nhanh gọn luôn á mà tại mọi người chưa có điều kiện nghiên cứu đến nó nên chưa biết đến nhiều (hình dáng nó như hình ở dưới. Muốn dùng thì vui lòng trả phí cho LucidChart, bạn sẽ được phục vụ tận tình).

Bạn nào giỏi và đọc kỹ 2 phần I & II này của tôi thì chắn chắn tự xây dựng được Khung năng lực mà khỏi cần đăng ký học khoá Xây dựng khung năng lực 5 buổi chi cho mất công nè. Còn bạn nào muốn học thì hẹn gặp 23/9 nhé.

Đây lại là bài viết và xen lẫn dịch, nên tất nhiên phải dài và văn phong cũng Academic chút.
---------------------------------------------
Phần II:

Trước khi bắt đầu xây dựng khung năng lực, bạn cần xác định xem bạn sẽ làm việc với tư cách cá nhân hay với một nhóm. Có thể là khôn ngoan hơn nếu thực hiện phân tích năng lực và phát triển ma trận với một nhóm (và vì tôi đã từng không khôn ngoan, khi ngồi làm với CEO chừng 4 vị trí là não anh em chúng tôi bắt đầu phản ứng). Nếu bạn chọn theo lộ trình nhóm hãy chọn các thành viên là những người có chuyên môn trong các phòng ban, vì chúng ta sẽ dùng kiến ​​thức chuyên môn của nhóm. Sau đây gọi là Team Dự án Khung năng lực (Team):

1. Xác định mục đích, quy mô Khung năng lực
Team sẽ cần quyết định nhóm quản lý nào sẽ sử dụng khung năng lực và khi nào họ sẽ sử dụng khung năng lực. Bối cảnh là tất cả mọi thứ, vì vậy việc làm rõ mục đích của ma trận năng lực trước khi bạn bắt đầu nghiên cứu sẽ giúp Team xác định quy mô & tiết kiệm thời gian tốt hơn. Có đủ nguồn lực thì làm hết các vị trí, chưa đủ thì cứ làm pilot cho một bộ phận nào đó rồi từ từ nhân rộng ra.

2. Nghiên cứu & Thu thập thông tin
Có những anh chị làm trong Công ty nhiều năm nhưng dám cược là họ không quen thuộc với sự phức tạp của từng công việc trong tổ chức của mình. Cây đa cây đề lâu năm đôi khi hay “ATSM” cho rằng mình thông từng ngõ ngách công việc. Đó là lý do tại sao Team cần thu thập thông tin từ những người quen thuộc nhất với từng vai trò trong chuyên môn của các phòng ban. Team càng dành nhiều thời gian và nỗ lực cho việc phân tích năng lực, thì khung năng lực của Công ty sẽ càng tốt.

Có bốn cách chính để thu thập thông tin cần thiết cho ma trận năng lực:
- Quan sát: Dành thời gian quan sát từng vai trò trong tổ chức của bạn, ghi chú lại những gì Team quan sát được.
- Trò chuyện: Trò chuyện với các nhóm và cá nhân về năng lực mà họ cảm thấy là quan trọng nhất đối với sự thành công của một vai trò cụ thể. Ví dụ, có thể là năng lực chính của nhóm dịch vụ khách hàng là “sự thân thiện bền vững” hoặc năng lực chính của nhóm vận hành là “phân bổ nguồn lực có trách nhiệm”. Bạn sẽ không có được sự hiểu biết tường minh này trừ khi bạn nói chuyện với những người có liên quan.
- Đặt câu hỏi: Thật thông minh khi thu thập thông tin theo nhiều cách đúng không nào! Bảng câu hỏi mang lại câu trả lời tốt hơn so với quan sát trực tiếp, vì bảng câu hỏi sẽ giúp làm rõ những điều bạn và Team của bạn đang chắp bút.
- Phân tích: Tiếp theo, hãy xem xét các hành vi được thể hiện qua các công việc mà Team đang phát triển khung năng lực và liệt kê chúng cho từng vai trò. Ở giai đoạn này, Team sẽ muốn giữ cho các hành vi trở nên chi tiết, chỉ cần một danh sách có dấu gạch đầu dòng thôi là đủ.

3. Xây dựng Khung năng lực
Bây giờ chúng ta sẽ nói về cách phát triển mô hình năng lực. Team bạn đã có danh sách các hành vi và trách nhiệm cho từng công việc bạn đã quan sát và đó có thể là rất nhiều gạch đầu dòng. Bước tiếp theo là tất cả các hành vi chi tiết đó sẽ được nhóm lại: nhóm các hành vi và trách nhiệm thành các hành vi tương tự. Ví dụ: nếu bạn có danh sách các hành vi của vị trí Quản lý nội dung trong đài truyền hình HTV, các hành vi nhóm phải có 2 nội dung như sau:
Chiến lược nội dung (1)
- Brainstorming và nghiên cứu các bài báo
- Tiến hành nghiên cứu SEO
- Phát triển mục đích của từng bài báo
- Phát triển nội dung và duy trì lịch
Quản lý nhóm (2)
- Thuê dịch giả tự do
- Xây dựng hợp đồng freelancer
- Phát triển và chỉnh sửa quy trình
- Cung cấp phản hồi để cải thiện chất lượng của freelancer

Thì đấy! Dựa trên các nhóm ở trên, rõ ràng là hai năng lực của bạn cho vai trò người Quản lý nội dung là “Chiến lược nội dung” và “Quản lý nhóm”.

Bạn có thể có nhiều năng lực cho mỗi vai trò dể đáp ứng khi yêu cầu công việc. Mục tiêu là để đảm bảo rằng các năng lực bạn xác định là thực sự đáp ứng kỳ vọng yêu cầu công việc của Công ty. Nói cách khác, nếu bạn có một ứng viên ứng tuyển Quản lý nội dung HTV là một người có năng lực về Chiến lược nội dung (1) xuất sắc, nhưng lại kém năng lực Quản lý nhóm (2), liệu chúng ta có loại ứng viên đó sau khi phỏng vấn không? Năng lực dựa trên vai trò phải rất quan trọng cho sự thành công của vị trí đó. Thế nên, Khung năng lực đóng vai trò vô cùng xuất sắc giúp chúng ta luôn Tuyển dụng được ứng viên Hạng A.

4. Thực hiện các bước đào tạo và phát triển nhân viên
Sau khi hoàn thành, hãy nhìn lại về mục đích và quy mô của Khung năng lực mình đã xác định từ đầu.
Khi công bố ma trận năng lực cho tổ chức, hãy cho nhân viên biết lý do tại sao khung năng lực được phát triển ngay từ đầu và Công ty hy vọng sẽ đạt được gì khi triển khai khung năng lực. Sẽ dễ dàng triển khai các bước đánh giá, đào tạo hơn nếu việc truyền thông mục tiêu của khung năng lực đều được mọi người đón nhận một cách tích cực. Không những vậy nó còn là một công cụ thực sự có lợi có thể giúp nhân viên cảm thấy được trao quyền nhiều hơn.
Có rất nhiều lợi ích trong quá trình triển khai Khung năng lực khi hiển thị công việc đã đi vào khuôn khổ: Nếu nhân viên hiểu được sự quan tâm và cân nhắc mà bạn và nhóm của bạn đã thực hiện để phát triển ma trận năng lực, họ sẽ dễ dàng tiếp thu hơn với việc triển khai. Hãy nhớ rằng hầu hết nhân viên không quen thuộc với các khung năng lực, vì vậy hãy kiên nhẫn khi bạn giải thích mục đích của nó. Nhất là trong Career Path, bạn có hẳn 1 cuộc phỏng vấn 1:2:1 và 40 câu hỏi quan trọng để nói về Con đường phát triển sự nghiệp mà Phi&P đã hướng dẫn trong môn Career Path.

Khung năng lực thực sự chỉ là một cách để giúp nhân viên của bạn & tổ chức của chúng ta thành công. Đây là một công cụ tuyệt vời để đánh giá điểm mạnh và điểm yếu và cung cấp cơ hội đào tạo thực sự, có ý nghĩa. Chúng ta cũng sẽ có thể xác định những lỗ hổng trong mô hình kinh doanh và tìm người để lấp đầy những khoảng trống đó cho một nhóm hoạt động hiệu quả hơn. Khung năng lực cần thời gian đáng kể để phát triển, nhưng nỗ lực được đền đáp khi những nhân viên được trao quyền nhiều hơn, những người cảm thấy tin tưởng rằng vai trò của họ được hiểu và người quản lý của họ được đầu tư vào sự cải tiến và thành công của họ.

Khi bạn sử dụng Lucidchart để phát triển mẫu khung năng lực, bạn có thể dễ dàng chia sẻ khung năng lực của mình với các nhóm và thu thập phản hồi cuối cùng trước khi triển khai. LucidChart cũng đã phát triển các mẫu mà bạn có thể dễ dàng điều chỉnh cho phù hợp với nhu cầu của chính mình — toàn bộ nhóm của bạn có thể tham gia điền vào biểu đồ trong thời gian thực (real time), giúp cho việc cộng tác trở nên dễ dàng. Đó là một cách đơn giản để giữ cho quy trình khung năng lực của tổ chức.

>>>XEM THÊM PHẦN I: TẠI ĐÂY

>>>XEM THÊM: KHÓA HỌC ONLINE - XÂY DỰNG KHUNG NĂNG LỰC

 >>>XEM THÊM: KH ONLINE KỸ NĂNG TUYỂN DỤNG ỨNG VIÊN HẠNG A