Giải mã câu chuyện đằng sau hiệu suất làm việc cao của tập đoàn IBM

Ông Mark McPherson đã có kinh nghiệm làm việc nhiều năm cho một số công ty Đa Quốc Gia. Trong đó, hơn 20 năm ông đã làm việc cho tập đoàn IBM Bắc Mỹ - nơi ông đã tham gia vào lĩnh vực phát triển sản phẩm, ông còn được thử thách trong vai trò là Giám đốc quản lý dự án máy tính cá nhân của IBM mang tên “Think Series”. Là một nhân tài của một tập đoàn mang tầm ảnh hưởng quốc tế, với cái đầu lớn cùng những trải nghiệm đáng giá trong môi trường thành công ấy, ông không ngần ngại chia sẻ những tinh hoa ông gặt được trong cuộc đời ông ở workshop ngày 24/1 vừa qua với chủ đề “Vì sao IBM có hiệu suất làm việc cao vượt trội?”

Workshop ngày 24/01

1. Cơ hội và thách thức

Với ông, tình trạng “overload” thông tin là của hầu hết mọi người ở thời hiện đại. Ông dùng từ "Kỷ nguyên công nghệ thông tin" để mô tả hiện trạng này. Theo ông Mark, kỷ nguyên này không những có số lượng thông tin khổng lồ, mà còn gia tăng không ngừng và thay đổi liên tục.

Ông khẳng định thêm: “Đây là kỷ nguyên của các cơ hội, cho mọi người nâng cao chất lượng cuộc sống, phát triển con người vì thông tin luôn có sẵn, nhanh và vô hạn”. Nhưng đó lại là nghịch lý thời hiện đại, vì khi có quá nhiều thông tin muốn tiếp thu, dòng thông tin sẽ bị hỗn loạn và con người sẽ rơi vào tình trạng mất kiểm soát. Khi đó bạn sẽ tự làm căng thẳng chính mình vì có quá nhiều vấn đề muốn giải quyết, bạn khao khát nắm bắt được mọi thứ 24/7. Từ đó các thông tin sẽ bị phân chia rãi rác và mất tập trung cho những thứ đáng được tập trung hơn dẫn đến năng suất công việc giảm.

Thống kê chuyển biến thông tin trên toàn thế giới như sau: 300 giờ video được tải lên YouTube mỗi phút; cứ 5 phút sẽ có khoảng 2,805 web được tạo mới; 1,400 dòng chia sẻ được đăng trên mạng xã hội; dự đoán đến năm 2200 những dòng thông tin sẽ được tao ra gấp đôi trong vòng 12h. Vì vậy chúng ta thấy được một nhu cầu thông tin rất lớn và chúng ta cần có phương pháp hoặc kỹ thuật để tận dụng tối đa những dòng thông tin này.

“Có bao giờ bạn cảm thấy mình làm việc rất siêng năng, nhưng hết một ngày bạn ngộ ra rằng chưa có việc nào được hoàn thành tốt?”

Đây cũng là vấn đề chung của các tập đoàn lớn như IBM và cả công ty nhỏ cũng gặp phải. Nhưng IBM đã tìm được chìa khoá vàng mở ra lối thoát cho vấn đề làm căng thẳng hầu hết các nhân viên của họ, vấn đề ấy gây giảm hiệu suất làm việc nghiêm trọng. Giải pháp được IBM áp dụng đó là quản lý thời gian. Vậy cách quản lý ấy thần kỳ như thế nào?

2. Quản lý năng suất

Nguyên Giám đốc IBM đã chỉ ra một kỹ thuật mới để trợ giúp con người ra quyết định hợp lý hơn và trợ giúp họ đạt được nhiều thành tựu hơn trong cuộc sống và công việc. Thay vì lên lịch trình làm việc, mỗi việc cần xử lý trong bao nhiều giờ, thì hãy sắp xếp các công việc theo thứ tự ưu tiên kèm với nền tảng và tư duy hiệu suất. Như khái niệm của ông "Năng suất chỉ đơn thuần là hoàn thành công việc cần thiết ở đúng thời điểm".

Ông Mark đưa ra khái niệm

Ông Mark còn chia sẻ biểu đồ nâng cao năng suất như sau:

Hệ thống này ông gọi là Hệ thống đáng tin cậy để sắp xếp mọi thứ thật dễ dàng. Nó giúp bạn quản lý thông tin và công việc. Ông xem năng suất hiệu quả như tảng băng trôi, mặt nổi chỉ rất nhỏ, đó chính là 3 yếu tố: thời gian, năng lượng và tập trung. IBM đã hiểu được phần chìm rất lớn tạo nên sự vững mạnh cho hệ thống chính là: giá trị và nguyên tắc; tầm nhìn, sứ mệnh và mục đích; mục tiêu và tư duy. Họ đã phát triển phần chìm của tảng băng cho cá nhân, đội nhóm và tổ chức. IBM tin rằng khi có tư duy tốt, bạn tạo được rất nhiều niềm vui trong công việc và cuộc sống.

3. Phương pháp quản lý năng suất hiệu quả

3 trụ cột của việc nâng cao năng suất làm việc là thời gian, năng lượng và sự tập trung. Nghiên cứu cho thấy, hầu hết chúng ta đều gặp thách thức nhiều nhất đó chính là “sự tập trung”. Hiểu được vấn đề này, ông đã chia sẻ những phương pháp mà ông đã áp dụng thành công, nhờ chúng mà ông đã không phải có mặt ở công ty từ 6h sáng, về 8h tối mà vẫn chưa xong việc, nó giúp ông có thời gian chơi với các cháu gái hàng tuần và hẹn hò với vợ mỗi tối thứ sáu. Vậy hãy xem 3 phương pháp hữu dụng được ông Mark nhắc đến là gì nhé!

Time-block: Đây là kỹ thuật khoá thời gian, tức là một ngày chia ra một khoảng thời gian nào đó và hãy tắt hết các công cụ (điện thoại), thông báo. Để bắt đầu làm quen với kỹ thuật này một cách đơn giản nhất, bạn khoá thời gian trong vòng 30 phút, thời gian này ko cho bất cứ thông tin nào làm phiền đến thời gian tập trung của bạn, sau đó dần dần tăng lên 1h – 2h để tập trung vào việc quan trọng hơn. Kỹ thuật time-block này sẽ giúp bạn hoàn thành công việc vào đúng thời điểm.

Ông Mark chia sẻ: “Tại IBM, mỗi ngày chúng tôi có 1 tiếng đồng hồ cho time-block, 1 tiếng này sẽ không có cuộc họp nào được diễn ra, ngưng tương tác mọi thứ chỉ để tập trung vào công việc.”

The Eisenhower Box

The Eisenhower Box tạm dịch là Hộp phân chia công việc Eisenhower, nó được chia ra thành 4 hộp nhỏ như sau:

1. Khẩn cấp và quan trọng: hộp màu xanh bên trái, là những việc bạn cần làm ngay lập tức. Mức độ ưu tiên số 1.
2. Khẩn cấp và không quan trọng: hộp màu cam bên trái, là những việc cần làm ngay lập tức nhưng bạn có thể giao hoặc uỷ quyền cho người khác làm.
3. Không khẩn cấp nhưng quan trọng: hộp màu xanh bên phải, là những việc bạn phải làm nhưng có thể lên lịch ngắn hạn hoặc dài hạn để hoàn thành chúng.
4. Không khẩn cấp và cũng không quan trọng: hộp màu cam bên phải, loại bỏ chúng ra khỏi danh sách tập trung của bạn.

Pomodoro techique: Đây là kỹ thuật cài đồng hồ đếm ngược, ông hay cài đặt đồng hồ 25 phút đếm ngược để tập trung làm việc, rồi tiếp 25 phút cho việc nghỉ ngơi, uống nước, tán gẫu, tập thể dục nhẹ nhàng trong văn phòng, sau đó lại 25 phút tập trung làm việc, và lại 25 phút nghỉ ngơi. Ông lặp lại 4 vòng như thế để tập trung công việc và tạo năng lượng cho sự tập trung tiếp theo.

Nếu có phương pháp và hệ thống làm việc ưu tiên, bạn sẽ rất tự tin trao đổi với những người làm việc chung và cả cấp quản lý vì bạn có một kế hoạch rõ ràng để hoàn thành công việc. Không bất cứ ai có thể giao cho bạn một công việc cần được hoàn thành “khẩn cấp” khi bạn có sẵn kế hoạch của mình. Những người không có kế hoạch sẽ được giao những nhiệm vụ ấy.

Kết thúc buổi workshop đầy những giá trị quí báu và những trải nghiệm thành công của ông Mark, mọi người đều cảm thấy đây là một buổi chia sẻ hoàn toàn đáng giá để nâng cao năng suất làm việc của họ và có thêm thời gian quây quần bên gia đình. Còn chờ gì nữa, hãy lập ngay một bản kế hoạch làm việc với Priority, Things to do, và Dellegate nào.

Một số hình ảnh trong buổi workshop

Các nhóm cùng nhau thảo luận câu hỏi do ông Mark đặt ra

Thầy Mark, anh Thế Anh cùng các bạn tham dự workshop